Individuelle KI-Lösung für die ERP-Order Processing

In der heutigen, schnelllebigen E-Commerce-Welt ist Effizienz nicht nur ein Vorteil – sie ist entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Bei Kalbytes haben wir kürzlich mit einem Hersteller von medizinischen Prothesen zusammengearbeitet, der mit manueller Order Processing zu kämpfen hatte – ein weit verbreitetes Problem bei vielen deutschen KMU. Diese Fallstudie zeigt, wie eine maßgeschneiderte KI-Lösung zu spürbaren Verbesserungen geführt hat.

Die Herausforderung: Manuelle Prozesse als Engpass

Unser Kunde – ein spezialisierter Hersteller medizinischer Prothesen – investierte täglich mehrere Stunden in die manuelle Bearbeitung von Bestellungen, die per E-Mail und PDF-Anhang eingingen. Der Ablauf umfasste:

1. Manuelles Auslesen von Kundendaten aus E-Mails und Anhängen
2. Identifikation der bestellten Produkte und Mengen
3. Abgleich mit bestehenden Kunden- und Produktdaten
4. Händische Eingabe aller Informationen ins ERP-System (NetSuite)

Dieser Prozess war nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig – und bremste die gesamte Auftragsabwicklung.

Die Lösung: Zielgerichtete KI-Automatisierung

Anstatt eine vollständige Systemumstellung vorzuschlagen, entwickelten wir eine schlanke, KI-gestützte Automatisierungslösung, die sich nahtlos in die bestehenden Prozesse integrieren ließ. Die Lösung:

1. Extrahiert automatisch relevante Daten aus eingehenden E-Mails und PDF-Dokumenten
2. Ordnet die Informationen intelligent bestehenden Kunden- und Produktstammdaten zu
3. Erstellt automatisch Aufträge durch direkte Integration ins ERP-System (NetSuite)

Unsere technische Umsetzung kombiniert generative KI mit regelbasierten Logiken – für maximale Genauigkeit bei gleichzeitiger Flexibilität gegenüber unterschiedlichen Bestellformaten.

Die Wirkung: Deutliche Verbesserung ohne Systemwechsel

Die Ergebnisse waren sofort spürbar:

1. Reduzierung der Bearbeitungszeit von mehreren Stunden auf wenige Minuten
2. Deutliche Senkung der Fehlerquote bei der Dateneingabe
3. Schnellere Order Processing durch den Wegfall manueller Engpässe
4. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konnten sich wieder auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren

Und das Beste: Die Lösung war innerhalb kürzester Zeit als Proof of Concept einsatzbereit und konnte anschließend praxisnah weiterentwickelt werden.

Warum das besonders für deutsche SMEs relevant ist

Viele mittelständische Unternehmen im E-Commerce stehen vor ähnlichen Herausforderungen:

1. Steigendes Bestellvolumen bei begrenzten personellen Ressourcen
2. Hohe Anforderungen an Geschwindigkeit und Datenqualität
3. Bestehende ERP-Systeme wie NetSuite müssen zuverlässig integriert bleiben
4. Zunehmender Wettbewerb durch größere, automatisierte Anbieter

Diese Fallstudie zeigt: KI-Automatisierung ist kein Luxus für Großunternehmen. Auch SMEs können durch gezielte, anpassbare Lösungen schnell einen echten Return on Investment erzielen.

So gelingt der Einstieg in die KI-Automatisierung

Erfolgreiche KI-Projekte folgen einem klaren Muster:

1. Beginnen Sie mit einem konkreten, klar abgegrenzten Prozessproblem
2. Fokussieren Sie sich auf messbare Ergebnisse, nicht auf Technologie als Selbstzweck
3. Starten Sie mit einem Proof of Concept, bevor Sie großflächig umsetzen
4. Optimieren Sie iterativ anhand von realem Feedback aus dem Team

Fazit: KI muss weder teuer noch komplex sein. Wer praxisorientiert denkt und Prozesse wie die Auftragsverarbeitung automatisiert, kann mit überschaubarem Aufwand große Effizienzgewinne erzielen.

Möchten Sie herausfinden, wie eine maßgeschneiderte KI-Lösung auch Ihre ERP-Prozesse optimieren kann? Sprechen Sie mit uns – wir analysieren gemeinsam Ihre Herausforderungen und entwickeln einen zielgerichteten, praxisnahen Lösungsansatz.